Аудит работы: как выявить самое слабое звено в продажах

АУДИТ РАБОТЫ: ЗАЧЕМ НУЖЕН

Аудит работы — это анализ отклонений от нормы.

Аудит работы отдела продаж нужен РОПу для того, чтобы на основе его результатов разработать план по повышению эффективности работы отдела.

Цель любого руководителя — это постоянное совершенствование системы, которой он управляет. Цель РОПа (или директора по продажам) — своевременно выявлять причины, которые мешают отделу выполнять и перевыполнять планы продаж.

Система управления продажами состоит из 4-х блоков. В каждом блоке находятся компоненты, всего их 14. От качества работы каждого из компонентов зависит эффективность работы всей системы, т.е. отдела продаж.

Для того, чтобы понять, что именно в отделе «не так», РОПу необходимо знать как именно должен быть настроен каждый из 14-ти компонентов системы, уметь провести диагностику их настроек и выявить несоответствия.

Именно некачественная работа компонентов системы управления продажами тормозит выполнение и перевыполнение планов продаж сотрудниками отдела.

Аудит работы отдела помогает РОПу определить:

1. Какие проблемы и отклонения существуют в системе управления продажами;
2. Какие отклонения ограничивают систему в большей степени, т.е. являются самым слабым звеном системы;
3. Какие действия надо предпринять, чтобы вывести систему на такой уровень, чтобы она смогла выполнять определенные цели;
4. Какие действия надо совершить в первую, а какие во вторую и последующую очередь.

Аудит работы помогает РОПус сформулировать четкий план действий, не потратить время впустую и избежать ошибок в ходе преобразований. Цель аудита – не только выявить накопившиеся в системе отклонения, но и дать исчерпывающе верный алгоритм действий по исправлению ошибок.

Одна из важнейших целей аудита работы отдела продаж в том, чтобы скорректировать, т.е. поставить более реалистичные цели по продажам и тем самым увеличить прибыль компании.

АУДИТ РАБОТЫ: КАК ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ

Аудит работы следует проводить регулярно, не реже одного раза в год.

Понять какие необходимо запустить преобразования и с какого из них начать – это сложные вопросы для  РОПа. Иногда кажется, что все работает «не так, как надо» и непонятно с чего начать работу по усилению работы отдела.

Аудит предполагает собеседования с сотрудниками. Не стоит рассчитывать на то, что они предоставят нужную информацию внутреннему специалисту. Чаще всего нет. Поэтому правильно доверить эту работу внешнему аудитору-консультанту. Экспертный опыт позволит избежать ошибок и точно выявить слабые зоны системы.

Эксперты Active Sales Group проводит аудит работы отдела продаж по специальной методике.

Мы сравниваем настройки вашей системы с эталонной моделью системы управления продажами и оцениваем отклонения от эталона.

Все отклонения исследуются и оцениваются. По итогам аудита работы Заказчик получает оценку каждого блока и общую, интегральную оценку вашей системе управления продажами: «отлично», «удовлетворительно» или «неудовлетворительно».

По итогам аудита Заказчику выдаются Action Plan — список рекомендаций, которые необходимо провести в отделе продаж. Как итог, у вас есть оценка текущего состояния системы и список задач.

Но какие задачи-преобразования должны быть реализованы первыми? Какое из ограничений системы может считаться основным и должно быть исправлено в первую очередь?

АУДИТ РАБОТЫ: ЧТО ТАКОЕ СЛАБОЕ ЗВЕНО

По теории ограничения Голдратта в любой системе в каждый момент времени может существовать лишь одно ограничение. Именно оно определяет продуктивность всей системы.

По итогам аудита работы вам необходимо внедрять много изменений. Однако начинать следует с самого главного и важного.

Если вы начнете улучшать работу компонентов системы, но не затронете звено, которое является главным ограничителем системы, ваши усилия не вызовут заметных улучшений в работе вашего отдела продаж.

Если вы начнете улучшать работу компонентов системы, но не затронете звено, которое является главным ограничителем системы, ваши усилия не вызовут заметных улучшений в работе вашего отдела продаж.

Оптимизация отдельных компонентов системы не обеспечивает оптимальное функционирование всей системы.

Критически важно направить ваши усилия по усилению работы отдела продаж на то звено, которое в данный момент ограничивает всю систему!

Только устранение корневой проблемы приведет к немедленному улучшению, т.е. быстро повысит результат в продажах.

Компании часто «лечат» в продажах не корневую проблему. И поэтому не получают серьезного результата в продажах.

АУДИТ РАБОТЫ: КАК ВЫЯВИТЬ САМОЕ СЛАБОЕ ЗВЕНО

Итак, ваш отдел продаж не показывает результат, потому что где-то в системе существует самое слабое звено. Это ключевая проблема, которая тормозит весь процесс.

Как правило ключевая проблема не лежит на поверхности. Она не явная. И поэтому ее сложно обнаружить. Это еще одна причина почему аудит работы отдела продаж следует доверять стороннему эксперту. Только достаточный опыт эксперта поможет безошибочно выявить корневую причину, которая тормозит развитие продаж.

Как выявить самое слабое звено?

• Шаг 1: проанализируйте отклонения от эталона, все явления и факты, которые сигнализируют об этих отклонениях;
• Шаг 2: выявите все причины из-за которых происходит отклонение от эталона;
• Шаг 3: выявите ключевую причину, которая обуславливает отклонение от эталона;
• Шаг 4: разработайте ряд мер по устранению причин, образующих ключевую проблему;
• Шаг 5: определите показатель, который будете измерять после того, как устраните проблему;
• Шаг 6: устраните проблему и осуществите анализ показателей до и после устранения проблем.

АУДИТ РАБОТЫ: ЗАКОНОМЕРНОСТИ СЛАБЫХ ЗОН В ПРОДАЖАХ

Гармоничные продажи можно представить в виде баланса трех элементов: Продукта, Процессов и Людей. Если в одной из области существует слабое звено — система не выдает максимальный результат.

Где чаще всего в системе управления продажами выявляются слабые зоны?

Это зависит от уровня развития компании: слабые зоны будут разными в малом бизнесе с новым для рынка продуктом и в зрелой компании с продуктом, на который существует устоявшийся спрос.

По нашему опыту в малом бизнесе самое слабое место системы управления продажами это упаковка продукта или решения. Компания не понимает, какую именно экономическую ценность она предлагает клиентам и поэтому не может отстроиться от конкурентов и выстроить Методологию продаж.

В компаниях с устоявшимися процессами часто ключевая проблема лежит не в продукте и не в работе самого отдела продаж, а в работе подразделений, которые поддерживают продажи.

В этом случае ключевой проблемой, которая будет стимулировать появление явлений тормозящих продажи, будет внутренний конфликт. Руководитель отдела продаж может этот конфликт либо не видеть, либо замалчивать, потому что его разрушительное негативное влияние на продажи для него не очевидно.

Слабые звенья в процессах и в продуктах обычно тормозят развитие продаж.

В случае, если продукт не доносит до клиентов ценность, его сложно продать и продавцы не могут справиться с этой задачей.

В случае, если в процессах есть узкие зоны и конфликты, то основной процесс продажи происходит со снижением скорости, что и обуславливает низкий результат в продажах.

Вам может быть полезно: «Аудит продаж: полное руководство»

Аудит работы выявляет все слабые звенья и формулирует рекомендации по их устранению.