Делегирование задач за 8 шагов: как управлять В2В продажами

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ В ОТДЕЛЕ ПРОДАЖ

Делегирование задач в продажах применяется при любой форме управления: управление отделом, управление проектом, управление процессом (и даже при управлении клиентом!).

Делегирование — это процесс и он проходит по определенным этапам. Вы получаете нужный результат только в случае, если соблюдаете алгоритм делегирования.

Продажи — это ядро бизнеса. Здесь вы ежесекундно управляете процессами, людьми, клиентами.

В каких случаях запускается делегирование задач в отделе продаж?

1. РОП делегирует задачи сотрудникам отдела

В отделе продаж все работы делятся на два типа: рутинные ежедневные активности (звонки, КП, договора, отгрузки и проч.) и проектные работы: участие в выставках, презентациях, программы по удержанию VIP-клиентов, опросы лояльности и исследования.

РОП формирует планы и мероприятия в начале отчетного периода: анализирует результы продаж, формулирует действия для увеличения продаж в следующем месяце и делегирует задачи исполнителям.

Если по результатам ежедневного контроля показателей воронки продаж, пайплайна продаж, метрик и отчетности РОП понимает, что необходимо менять стратегию работы, он ее корректирует и снова делегирует (теперь уже обновленные) задачи исполнителям.

Суть управления продажами — это постоянный анализ статистики продаж, выявление узких мест в процессах, оптимизация техник продаж и делегирование менеджерам работ, цель которых закрывать сделки быстрее, больше и дороже.

2. Менеджер делегирует задачи ассистенту

В сложных В2В продажах менеджер по продажам делегирует рутинную работу по оформлению и сопровождению сделок ассистенту.

В этом случае менеджер выступает в роли руководителя.

Суть управления продажами — это постоянный анализ статистики продаж, выявление узких мест в процессах, оптимизация техник продаж и делегирование менеджеру работ, цель которых быстрее закрыть сделку.

Работа в связке «Менеджер-Ассистент-КАМ» применяеися в двизиональной структуре отдела продаж. Эта структура эффективна при частых отгрузках по широкой номенклатуре в производственных компаниях, в продажах сложных услуг и IT-продуктов.

Менеджеры контролируют своих ассистентов, принимают сделанную работу и делегируют новые задачи.

3. Супервайзер делегирует задачи участникам группы

Если в отделе продаж созданы дивизионы под территорию/продукт/тип клиента и их уже более 3-х, назначайте для каждого дивизиона своего руководителя-супервайзера.

Задачи супервайзера — контроль и администрирование работы группы-дивизиона. Для того, чтобы выстроить работу супервайзеров, создайте Институт супервайзинга: учите принципам делегирования и контроля выполнения задач.

Задача делегирования — получить «запланированный» результат. Делегирование — это четкий алгоритм, если вы его нарушаете, значит не делегируете, а спихиваете работу на другого.

В продажах неправильное делегирование неминуемо приводит к ошибкам в работе с клиентами. Они уходят к конкурентам.

АЛГОРИТМ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ ЗАДАЧ

Процесс эффективного делегирования задач состоит из 8-ми шагов:

1. анализ;***
2. разработка «правил игры»;***
3. назначение делегата;***
4. брифинг с делегатом;***
5. проверка понимания;***
6. мониторинг — red line;***
7. приёмка — dead line;***
8. поощерение.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 1 — АНАЛИЗ

Первым шагом делегирования соберите информацию и внимательно ее изучите.

Берите информацию не только из метрик и отчетов. Общайтесь с менеджерами напрямую! Но не во время их работы. Под сбор информации выделены определенные активности в режиме работы отдела.

Вам в помощь регулярные планерки, собрания, а также «разборы полётов».

Вам может быть интересно: «Как внедрить режим работы в отдел продаж»

При подготовке к делегированию задач используйте принцип 3D: «Сделай — Поручи — Уничтожь» (Do — Delegate — Delete). Он поможет вам выявить задачи, которые необходимо делегировать, и задачи, от которых можно отказаться.

После того, как определите, какую именно работу будете делегировать, рассчитайте время, требуемое на работу и делегата, которому ее поручите.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 2 — «ПРАВИЛА-ПАРАМЕТРЫ-ПОКАЗАТЕЛИ»

При подготовке к делегированию сформулируйте точные параметры задачи: ее название, содержание, сроки, в которые она должна быть выполнена, и, главное, какой результат требуется получить на выходе.

Особое внимание уделяйте корректировке функционала и планов сотрудника на период, а также KPI его системы мотивации.

В случае, если вы делегируете новую задачу в виде мини-проекта, которая должна быть выполнена помимо основного функционала сотрудника, заблаговременно вносите корректировки в показатели KPI.

Вам может быть интересно: «Kак контролировать менеджера с помощью KPI»

В случае, если стратегия привлечения клиентов включает регулярную работу на отраслевых выставках, networking на коференциях, презентации, незапланированные выезды и дополнительная работа с ключевыми клиентами, включайте в систему мотивации KPI для выполнения краткосрочных проектов.

Выполнение задач по этим проектам формулируйте по принципу SMART.

Не спешите делегировать задачу сотруднику: чем тщательнее сформулируете параметры задачи на этом этапе, тем быстрее и качественнее получите результат.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 3 — НАЗНАЧЕНИЕ

На этом шаге делегирования необходимо решить, кто именно будет выполнять каждую из задач. При выборе делегата решите один человек или команда будет выполнять требуемую задачу.

Любой сотрудник в состоянии выполнить задачу, если она правильно спланирована и описана. И все же, если мы говорим о прдажах, чаще всего при корректировке стратегии работы в клиенте, менеджеру важно, чтобы вы выступили в роли наставника, а не просто поставили задачу.

Это означает, что процесс делегирования в продажах как нигде требует наставничества и обучения. На следующем шаге вам придется провести не только подробный инструктаж о том, как выполнять делегируемую задачу, но и обучить новым техникам продаж.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 4 — БРИФИНГ С ДЕЛЕГАТОМ

На прифинге с делегатом происходит персональное поручение задачи.

Не проводите делегирование по почте или в мессенджерах. Только лично или, в крайнем случае, по телефону при строгом соблюдении данного алгоритма.

Если не хотите самостоятельно переделывать плохо выполненную задачу, подробно объясните параметры задачи, которые вы сформулировали на этапе № 2.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 5 — ПРОВЕРКА ПОНИМАНИЯ

На этом этапе делегирования спросите у делегата пересказать своими словами то, что он услышал от вас.

Помните, что понимание задачи у делегата будет всегда иным чем у вас. Ошибки в толоковании неизбежны.

Для того, чтобы выяснить, как импенно делегат понял ваше задание, всегда получайте обратную связь! Спросите: «Как понял? Что будешь делать? Расскажи!»

При делегировании понимание задачи у подчиненного будет всегда иным чем у вас

Будьте готовы к тому, что делегат представит вам иное решение задачи. И к том, что оно может быть эффективнее чем ваше. В этом случае сосредоточьтесь на понимании иного способа решения и оцените его плюсы.

Важно: момент обсуждения понимания делегируемой задачи и согласования методов ее решения является ключевым. Взвешивайте совместно с делегатом все «за» и «против». Если требуется, корректируйте первоначальную стратегию выполнения.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 6 — МОНИТОРИНГ. RED LINE

В процессе делегирования проводите мониторинг выполнения задачи.

Почему мониторинг, а не контроль?

Потому что контролировать процесс делегирования должны сформулированные вами в шаге 2 и озвученные в шаге 4 правила, стандарты и требования.

А на этом этапе вашими задачами будет:

1. проверить, насколько выполенние задачи соответствует вашим согласованным параметрам;***
2. проверить насколько выполенение укладывается в сроки;***
3. выяснить какая необходима делегату поддержка;***
4. сформулировать более эффективные способы решения задачи.

Как часто осуществлять мониторинг?

Это зависит от сроков делегирования. Чаще всего в отделе продаж они небольшие — от недели до двух.

Правильно поделить срок на два и провести промежуточную проверку в середине срока. Это будет «красной линией» задачи. Это последняя дата, когда можно внести изменения в способ и параметры делегированной задачи.

Что делать, если в точке Red Line что-то пошло не так?

Существует 3 правила реагирования на ошибки:

1. наказание: крайняя мера, ее применять не рекомендуется; важнее разобраться в причинах проблемы и решить ее;***
2. критика: направляется на совершенствование менеджера, а не на уличение в промахе;***
3. анализ ошибки: осуществляется на планерке или «разборе полётов» с целью обучить и не допустить в будущем.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 7 -DEAD LINE

На этом шаге вы принимаете делегированную задачу. Это проверка вашего умения делегировать: если задача выполена в срок и более чем на 80% поставьте себе пятерку за навыки управления. Если менее 80% — вам следует совершенствоваться как управленец.

ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ЗАДАЧ: ШАГ 8 — АНАЛИЗ. ПООЩЕРЕНИЕ

Не забудьте провести анализ выполениния и поблагодарить делегата. Менеджер вложил свои силы и делал работу ради вашего поощерения, но не ради материального вознаграждения. Помните это.

Будьте щедры на похвалу, рассматривайте каждую выполненную с вашей помощью задачу не только как веху для увеличения продаж, но и как способ вашего обучения.

Черпайте силу и энергию для дальнейших подвигов в развитии продаж в результатах ваших подчиненных.

Мы предоставили вам полную инструкцию делегирования задач при управлении продажами. Используйте ее для выполнения планов.