Процессы и проекты: 2 контура управления компанией | 2023

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: В ЧЕМ РАЗНИЦА

Вы выбираете процесс или проект в зависимости от конечного результата, который хотите получить.

Предположим, вы управляете коммерческим подразделением из 25-ти сотрудников. Каждый день у ваших менеджеров есть задачи. Некоторые из них являются обычными делами, например, привлечение новых клиентов или закрытие сделок. Некоторые из них связаны с краткосрочным проектами, например, участие в разработке адаптационных материалов.

Вам может быть интересно: «Адаптация персонала: 3 этапа внедрения»

Активность ваших сотрудников в данном примере делится на два типа:

1. Повторяющиеся активности: это события определенного процесса, который ваш менеджер должен осуществлять на регулярной основе, т.е. постоянно (например, процесс привлечения клиентов);
2. Единичные разовые активности: уникальные события, которые после их реализации не повторятся (участие в разработке документов для системы адаптации).

Повторяющиеся активности и события — это процесс. Разовые события — это проекты. Проекты также являются процессами. Но уникальными.

Контролировать выполнение, т.е. управлять, вам необходимо как процессами, так и проектами.

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ?

При управлении процессами — Business Process Management (BPM) — вы настраиваете систему так, чтобы каждый раз ваш подчиненный действовал по определенному алгоритму, т.е. плюс-минус одинаково.

Как и проекты, процессы являются совместными. Но в отличие от проектов, процессы могут также включать автоматизированные системные задачи. Все задачи, которые нужно выполнить, известны заранее. Процессы могут включать в себя условия и параллельные ветви, чтобы направлять данные разными способами, но вся структура настраивается заранее.

В отличие от проекта процесс может существовать бесконечно. Его этапы стандартны. Его необходимо формализовать (описать), улучшить (т.е. вылечить «узкие» проблемные зоны), может быть смоделировать заново и внедрить (автоматизировать).

Вам может быть интересно: «Бизнес-процессы отдела продаж: как описать»

Цель управления процессами — эффективность. Управление процессами постоянно их улучшает, пытаясь свести существующие шероховатости и трение в процессах к нулю. Руководителю необходимо, чтобы все происходило быстрее и эффективнее.

Для этого компании автоматизируют процессы — внедряют современные IT-продукты: CRM и BPM- системы.

Ключевыми требованиями этих продуктов для управления процессами являются интеллектуальный дизайн и интеграция с другим программным обеспечением.

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ТАКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ?

В нашем примере участие менеджера в разработке адаптационных материалов — это проект. Это разовое мероприятие с определенной датой окончания. Поскольку ваша команда не реализовывала раньше этот проект, вы распределяете роли разным людям.

Проекты обычно являются совместными. В них участвует группа людей, выполняющих несколько разных задач. У проектов есть дата окончания и как правило они не проходят одинаково.

Точные шаги для завершения проекта не всегда известны в начале. У команды может быть сформировано представление о том, как выполнить проект, но они не всегда уверены в этом на 100%. В проектах много неуверенности.

У проектов также есть ограничение по объему. Есть только определенное количество проектов, над которыми команда может работать одновременно. 

Существуют разные методы управления проектами: Scrum, Kanban, Agile. Cамый распространенный метод автоматизации контроля за проектом осуществляется с помощью программы Microsoft Project Management.

Цель управления проектом — дать прозрачное представление о том, что происходит. Менеджеру проекта необходимо иметь полное представление о том, над чем все работают одновременно, и всем полезно иметь возможность быстро обсудить общий проект.

Ключевой особенностью программного обеспечения для управления проектами является гибкость и быстрота действий. Как только один этап проекта будет завершен, все данные можно будет проанализировать и передать на следующий этап. Если происходит новый, незапланированный шаг, команда не должна упустить ни одной доли.

Данные в ПО для управления проектами перемещаются, но всегда вручную. Как только один менеджер завершит свою работу над отчетом, он должен найти способ отправить его следующему человеку. В программном обеспечении ему может потребоваться уведомить кого-то о завершении работы или перетащить задачу на чужую карту.

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ТРАНСФОРМАЦИЯ

Могут ли повторяющиеся проекты трансформироваться в процессы?

Да.

Например, если работа по привлечению новых клиентов на профильных выставках становится для вашего подразделения регулярным событием, вам необходимо его стандартизировать и разработать эффективный автоматизированный процесс.

Это упростит выполнение задач этого «проектного процесса» каждый раз, когда вы его запускаете.

Каждому бизнесу еще в стадии развития следует выявлять проекты, которые со временем будут повторяться для того, чтобы найти лучший способ заставить его работать эффективно.

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: ЧТО ВЫБРАТЬ?

Перед многими компаниями со временем встают вопросы:

• Как усиливать управление бизнесом?
• В каком направлении осуществлять автоматизацию?

Вы ищете лучший способ организации и контроля своими собственными задачами? Вам нужен гибкий способ помочь команде завершать проекты? Или ваши системы достаточно созрели для того, чтобы сосредоточиться на создании эффективных процессов?

Если вам нужна прозрачность, лучше всего подойдет управление проектами. Если вам нужна прозрачность и эффективность, вам нужно перейти на управление процессами.

Большинство руководителей думают, что им нужно программное обеспечение для управления проектными продажами и внедряют CRM-системы. Но на самом деле бизнес выиграет больше, если будет внедрена система, которая даст возможность анализировать и эффективно настраивать регулярно выполняемые процессы.

ПРОЦЕССЫ И ПРОЕКТЫ: СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ

При выборе методов управленческого контроля изучите уникальность ваших процессов.

Если объем изменений, которые вы вносите в проект высок, а периодичность, с которой вы их вносите высока — у вас преобладает управление проектами.

Если вам удалось навести порядок и стандартизировать работу сотрудников, а процессы стали повторяемыми, значит вам пора переходить на управление процессами и ставить своей целью снижение издержек и повышение эффективности работы компании.

Постепенный переход компании от проектов к процессам и последующая автоматизация процессов — это логичный путь развития компании реализующей стабильный сбыт своей продукции.

Мы поделились своими знаниями о процессах и проектах. Используйте их в своей работе для повышения результативности бизнеса.