Управление бизнес-процессами: руководство 2022

Управление бизнес-процессами (Business Process Management — BPM) — это набирающая популярность современная практика операционного управления предприятием.

Цель BPM — постоянное улучшение бизнес-процессов компании и достижение амбициозных бизнес-показателей за счет снижения издержек в результате улучшения процессов.

Вы «докрутили» существующие и внедрили новые IT-решения (1С, CRM, ERP), но все еще не довольны результатами работы компании? Узнайте из статьи Active Sales Group об основах управления бизнес-процессами и как оно повышает результаты предприятия.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Управление бизнес-процессами — это современная концепция управления предприятием. BPM ставит своей задачей обеспечить согласованность работы всех подразделений в организации.

Управление бизнес-процессами — это стиль управления для руководителей нового формата — беспокойных и амбициозных, смелых и про-активных, разбирающихся в IT и осознающих, что будущее за теми компаниями, которые смогут адаптироваться к современным требованиям цифровой трансформации.

Представьте, что вы — крупный производитель гофро-упаковки, у вас работают сотни сотрудников, ваша продукция хорошо известна и востребована в регионе.

Но ваши процессы управления производством (две локации), запасами (заказы сырья от разных поставщиков), маркетингом (комплексные кампании для разных целевых групп), продажами ( запутанные процессы согласования цен и скидок, готовность товара, его отправка, складское затоваривание, контроль дебиторки) — это административный кошмар. 

Людям на местах необходимо отслеживать запасы, поставки, продажи, цены, спецификации, задолженности и многое другое. Но эта информация не обновляется в режиме реального времени! Вы автоматизируете:

• бухгалтерию — с помощью 1С;
• продажи и маркетинг — внедрили CRM;
• производство — 1С (на ERP акционеры денег не дают — предприятие закупило новую линию и выплачивает кредит).

Несмотря на различные контуры автоматизации, у вас все еще много процессов, которыми вы управляете в ручном режиме.

Предприятие работает неэффективно. «Лоскутная» автоматизация не позволяет вашему бизнесу достичь целевых показателей рентабельности необходимых для выживания и последующего развития.

Ваш бизнес — как и любой другой бизнес — работает как комплекс бизнес-процессов. Без бизнес-процессов вы не смогли бы сделать одно и то же дважды — никогда.

Вам может быть интересно: «Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство»

Бизнес-процессы — это актив вашей компании, как и оборудование, материалы, данные, недвижимость, патенты и т.п. В то время как большая часть ваших бизнес-активов связана с тем, «что» в вашем бизнесе (что вы делаете, что продаете), ваши бизнес-процессы — это «как» вашего бизнеса. Это то, как вы делаете то, что делаете. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

Бизнес-процессы — это актив вашей компании. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

Иногда эти процессы работают очень хорошо. Но иногда, как в примере, этого не происходит. И здесь на помощь приходит управление бизнес-процессами.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧЕМ BPM НЕ ЯВЛЯЕТСЯ

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не программный продукт. Существуют BPM-системы, которые помогают в реализации управления бизнес-процессами. Например, ELMA и Terrasoft.  Однако BPM сам по себе не является программным продуктом.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не управление задачами. Управление задачами или проектами — это обработка или организация набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project или Asana помогает в управлении задачами и специальными проектами. Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме.

Вам может быть интересно: «Процессы и проекты: два контура управления компанией».

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: МАКСИМИЗАЦИЯ ЦЕННОСТЕЙ

Цель всех усилий по внедрению управления бизнес-процессами — максимизировать ценность. Business Process Management усиливает 6 типов ценности для вашего бизнеса:

1. прозрачность;
2. качество;
3. гибкость;
4. интеграция;
5. эффективность;
6. соответствие.

С помощью управления бизнес-процессами вы прозрачно оцениваете:

• как фактически выполняются задачи;
• как на самом деле работают все аспекты бизнеса;
• как устраняются разрозненности между отделами;
• как лучше измерять показатели процессов;
• как вносить упреждающие (а не реактивные) изменения в процессы;
• как оптимизировать организационные процессы;
• как устранять потери (времени, денег или ресурсов).

С помощью критерия ценности «прозрачность» вы при управлении бизнес-процессами начинаете эффективно принимать решения, оценивать изменения и управлять рисками. И более того: без прозрачности вы не сможете улучшить остальные пять ценностей, потому что вам необходимо знать, как работают ваши процессы, прежде чем вы сможете их улучшить.

Итак, прежде всего, хороший бизнес-процесс прозрачен. Это означает, что легко увидеть, как именно это работает, как влияет на другие процессы и правильно ли работает.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: НУЖЕН ЛИ ВАМ BPM?

Если вы ответите «да» на любой из следующих вопросов, вам пора задуматься об усилении своих управленческих навыков и внедрении управления бизнес-процессами (BPM):

Почему?

Потому что ваши ответы — это симптомы процессов, которые не работают. Они могут работать в том смысле, что они автоматизированы с помощью различных IT-систем. Но это не значит, что они работают эффективно, легко и быстро.

Управление бизнес-процессами — это улучшение бизнес-процессов. Оно предполагает, что вы рассматриваете бизнес как набор процессов, а BPM — это действие по улучшению этих процессов. 

Когда бизнесу необходимо внедрять управление бизнес-процессами:

1. У вас динамические процессы: они могут изменяться в соответствии с новыми требованиями.
2. У вас сложные бизнес-процессы: они требуют координации между несколькими подразделениями, отделами или рабочими группами.
3. У вас измеримые критически важные процессы: требуется замерять критически важные показатели.
4. У вас бизнес-процессы, для завершения которых требуется одна или несколько IT-систем.
5. У вас бизнес-процессы с исключениями: они требуют ручной или быстрой обработки.

Предположим, вы провели аудит процессов и пришли к выводу, что вам необходимо внедрение управления бизнес-процессами (BPM). Следующим шагом определите готова ли ваша компания к внедрению изменений в виде BPM.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ОЦЕНИТЕ ГОТОВНОСТЬ К ВНЕДРЕНИЮ BPM

Существует 6 этапов зрелости BPM. (Большая часть бизнесов находится на 1-2-м этапах зрелости):

►Этап 1. ПРИЗНАНИЕ ОПЕРАЦИОННОЙ НЕЭФФЕКТИВНОСТИ: Вы осознаете, что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть. Вы пытаетесь выявить основную причину операционных проблем: отслеживаете результаты определенных задач, внедряете и/или изменяете KPI, формируете панели отчетности. Вы замечаете, что есть места, где что-то можно сделать лучше, но вы не совсем уверены, как это сделать лучше.

►Этап 2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ: Вы анализируете существующие процессы организации и выявляете, где и как их можно улучшить. Обычно это начинается с определения и сопоставления наиболее важных бизнес-процессов, а затем их анализа. 

►Этап 3: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ: Вы вносите изменения в задачи и процессы. 

►Этап 4: ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ МЕЖДУ ПРОЦЕССАМИ: Вы улучшаете координацию между процессами — как внутри организации, так и процессами, выполняемыми клиентами или поставщиками. 

►Этап 5: ВНЕДРЕНИЕ СКВОЗНЫХ KPI: Любое изменение стратегических целей отражаются в ваших бизнес-процессах. 

►Этап 6: ГИБКАЯ БИЗНЕС-СТРУКТУРА: Заключительный этап зрелости BPM заключается в способности вашей компании приспосабливать процессы к изменяющимся условиям рынка.

Если вы прошли Этап 1 и признали свою операционную неэффективность, вы готовы к внедрению управления бизнес-процессами.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 5 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ BPM

Управление бизнес-процессами внедряется в 5 шагов:

►Шаг 1. АНАЛИЗ: Изучите свои бизнес-процессы и опишите их «as is», т.е. такими как они есть. Выделите ЗР — зоны развития, те узкие места дисфункционального взаимодействия (обычно между этапами процесса), которые существуют.

►Шаг 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ: Смоделируете бизнес-процесс какими они должны быть («to be») с учетом узких зон и улучшений.

►Шаг 3. ВНЕДРЕНИЕ: Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей. 

►Шаг 4. МОНИТОРИНГ: Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним с помощью отчетов или панелей мониторинга. 

►Шаг 5. ОПТИМИЗАЦИЯ: Реорганизуйте бизнес-процессы для их оптимизации и повышения эффективности для усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ

Управление бизнес-процессами можно автоматизировать. Цель: автоматизировать улучшение ваших бизнес-процессов.

Если в ручном режиме улучшение процессов подразумевает а). описание бизнес-процессов, б). разработку регламентов и в). регулярную оптимизацию бизнес-процессов и регламентов, то в автоматическом режиме за вас это делает BPM-система.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 4 ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ BPM-CИСТЕМЫ

Управление бизнес-процессами с помощью BPM-системы помогает компании:

1. двигаться к цифровой трансформации;
2. достигать высоких финансовых целей.

4 ключевых преимуществ использования BPM-системы для внедрения управления бизнес-процессами:

►1. ГИБКОСТЬ: вы быстро изменяете бизнес-процессы, если необходимо внедрить новую версию;

►2. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ: BPM-система устраняет узкие места в процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для сокращения потерь; все это ведет к снижению издержек и увеличению прибыли;

►3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ: интеграция бизнес-процессов, устранение повторяющихся задач, отлаженная коммуникация повышает эффективность процессов;

►4. ПРОЗРАЧНОСТЬ: программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.