Управление бизнес-процессами: руководство 2023

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

Управление бизнес-процессами — это современная концепция управления предприятием. BPM ставит своей задачей обеспечить согласованность работы всех подразделений в организации.

Управление бизнес-процессами — это стиль управления для руководителей нового формата — беспокойных и амбициозных, смелых и про-активных, разбирающихся в IT и осознающих, что будущее за теми компаниями, которые смогут адаптироваться к современным требованиям цифровой трансформации.

Рассмотрим кейс:

• Крупный производитель гофро-упаковки, на предприятии работают сотни сотрудников, продукция хорошо известна и востребована в регионе;
• Процессы предприятия сложные и комплексные. Необходимо контролировать производство (две локации), управлять запасами (заказы сырья от разных поставщиков), маркетингом (комплексные кампании для разных целевых групп), продажами (запутанные процессы согласования цен и скидок, контроль информации по готовности и наличию товара, привлечение новых клиентов, удержание и развитие старых, сложный процесс дизайна и конструктива изделий, контроль отгрузки и доставки, контроль дебиторской задолженности). Кроме этого требуют контроля склад и отдел логистики. 
• Ответственные сотрудники на местах единовременно контролируют запасы, поставки, продажи, цены, спецификации, задолженности и проч. Осуществлять контроль за показателями затруднительно, т.к. информация не обновляется в режиме реального времени.

Предприятие регулярно предпринимает попытки автоматизации своих процессов. И использует для этого разные IT-оболочки:

• процессы финансов и бухгалтерии: с помощью 1С;
• процессы продаж и маркетинга: с помощью CRM-системы;
• процессы производства: доработка собственными силами 1С или ERP;
• склад: 1С.

Несмотря на то, что автоматизация процессов — это непрекращающийся проект и ночной кашмар ТОП-управленцев, все еще много процессов, которые управляются в ручном режиме. Из-за этого предприятие продолжает работать неэффективно.

Предприятие начинает пробуксовывать: «лоскутная» автоматизация не только не решает задачу согласовать работу всего предприятия, но и провоцирует появление «узких горлышек» в процессах. Как следствие, плановые показатели рентабельности не достигаются.

Это стандартная ситуация разрозненного управления различными процессами с помощью различных IT-оболочек. Требуемая гибкость, особенно, когда встают вопросы внедрения инноваций, не достигается. Скорость развития бизнеса замедляется.

Любой бизнес — это совокупность бизнес-процессов. 

Управление бизнес-процессами (BPM) — это управление совокупностью бизнес-процессов.

Business Process Management, по определению Gartner, — это дисциплина, в которой используются различные инструменты и методы для:

1. разработки;
2. моделирования;
3. выполнения;
4. мониторинга;
5. оптимизации бизнес-процессов.

Бизнес-процесс координирует поведение людей, систем, информации и вещей для получения бизнес-результатов в поддержку бизнес-стратегии.

BPM фокусируется на внедрении последовательного автоматизированного процесса для рутинных транзакций и человеческого взаимодействия. 

Это помогает снизить операционные расходы бизнеса за счет сокращения отходов и переделок, а также за счет повышения общей эффективности команды.

Организации, занимающиеся BPM, могут выбрать одну из различных методологий BPM, включая Six Sigma и Lean.

Вам может быть интересно: «Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство»

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: BPM-ПРИНЦИП И BPM-СИСТЕМА

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не программный продукт, это принцип управления предприятием.

Однако внедрение Business Process Management осуществляется с помощью BPM-систем.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это не управление задачами. Управление задачами или проектами — это обработка или организация набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project или Asana помогает в управлении задачами и специальными проектами. 

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме.

Вам может быть интересно: «Процессы и проекты: два контура управления компанией».

Бизнес-процессы — это актив вашей компании, как и оборудование, материалы, данные, недвижимость, патенты и т.п. В то время как большая часть ваших бизнес-активов связана с тем, «что» в вашем бизнесе (что вы делаете, что продаете), ваши бизнес-процессы — это «как» вашего бизнеса. Это то, как вы делаете то, что делаете. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: МАКСИМИЗАЦИЯ ЦЕННОСТИ БИЗНЕСА

Цель всех усилий по внедрению управления бизнес-процессами — максимизировать ценность этого актива. Business Process Management усиливает 6 типов ценностей:

1. прозрачность;
2. качество;
3. гибкость;
4. интеграция;
5. эффективность;
6. соответствие.

С помощью управления бизнес-процессами вы прозрачно оцениваете:

• как фактически выполняются задачи;
• как на самом деле работают все аспекты бизнеса;
• как устраняются разрозненности между отделами;
• как лучше измерять показатели процессов;
• как вносить упреждающие (а не реактивные) изменения в процессы;
• как оптимизировать организационные процессы;
• как устранять потери (времени, денег или ресурсов).

С помощью критерия ценности «прозрачность» вы при управлении бизнес-процессами начинаете эффективно принимать решения, оценивать изменения и управлять рисками. И более того: без прозрачности вы не сможете улучшить остальные пять ценностей, потому что вам необходимо знать, как работают ваши процессы, прежде чем вы сможете их улучшить.

Бизнес-процессы — это актив вашей компании. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ГОТОВНОСТЬ К ВНЕДРЕНИЮ BPM

Если вы ответите «да» на любой из следующих вопросов, вам стоит задуматься об усилении системы управления и внедрении управления бизнес-процессами (BPM):

Почему?

Потому что ваши ответы — это симптомы процессов, которые не работают. Они могут работать в том смысле, что они автоматизированы с помощью различных IT-систем. Но это не значит, что они работают эффективно, легко и быстро.

Управление бизнес-процессами — это улучшение бизнес-процессов. Оно предполагает, что вы рассматриваете бизнес как набор процессов, а BPM — это действие по улучшению этих процессов. 

Когда бизнесу необходимо внедрять управление бизнес-процессами:

1. У вас динамические процессы: они могут изменяться в соответствии с новыми требованиями.
2. У вас сложные бизнес-процессы: они требуют координации между несколькими подразделениями, отделами или рабочими группами.
3. У вас измеримые критически важные процессы: требуется замерять критически важные показатели.
4. У вас бизнес-процессы, для завершения которых требуется одна или несколько IT-систем.
5. У вас бизнес-процессы с исключениями: они требуют ручной или быстрой обработки.

Предположим, вы провели аудит процессов и пришли к выводу, что вам необходимо внедрение управления бизнес-процессами (BPM). Следующим шагом определите готова ли ваша компания к внедрению изменений в виде BPM.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 6 СТАДИЙ ЗРЕЛОСТИ БИЗНЕСА

Существует 6 стадий зрелости бизнеса. 90% компаний находится лишь на 1-й или 2-й стадии зрелости:

► Стадия 1. ПРИЗНАНИЕ ОПЕРАЦИОННОЙ НЕЭФФЕКТИВНОСТИ: Вы осознаете, что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть. Вы пытаетесь выявить основную причину операционных проблем: отслеживаете результаты определенных задач, внедряете и/или изменяете KPI, формируете панели отчетности. Вы замечаете, что есть места, где что-то можно сделать лучше, но вы не совсем уверены, как это сделать лучше.

► Стадия 2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ: Вы анализируете существующие процессы организации и выявляете, где и как их можно улучшить. Обычно это начинается с определения и сопоставления наиболее важных бизнес-процессов, а затем их анализа. 

► Стадия 3: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ: Вы вносите изменения в задачи и процессы. 

► Стадия 4: ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССАМИ: Вы улучшаете координацию между процессами — как внутри организации, так и процессами, выполняемыми клиентами или поставщиками. 

► Стадия 5: ВНЕДРЕНИЕ СКВОЗНЫХ KPI: Любое изменение стратегических целей отражаются в ваших бизнес-процессах. 

► Стадия 6: ГИБКАЯ БИЗНЕС-СТРУКТУРА: Заключительный этап зрелости BPM заключается в способности вашей компании приспосабливать процессы к изменяющимся условиям рынка.

Если вы прошли Этап 1 и признали свою операционную неэффективность, вы готовы к внедрению управления бизнес-процессами.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 5 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ BPM

Управление бизнес-процессами внедряется за 5 шагов:

► Шаг 1. АНАЛИЗ: Изучите свои бизнес-процессы и опишите их «as is», т.е. такими как они есть. Выделите ЗР — зоны развития, те узкие места дисфункционального взаимодействия (обычно между этапами процесса), которые существуют.

► Шаг 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ: Смоделируете бизнес-процесс какими они должны быть («to be») с учетом узких зон и улучшений.

► Шаг 3. ВНЕДРЕНИЕ: Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей. 

► Шаг 4. МОНИТОРИНГ: Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним с помощью отчетов или панелей мониторинга. 

► Шаг 5. ОПТИМИЗАЦИЯ: Реорганизуйте бизнес-процессы для их оптимизации и повышения эффективности для усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ

Управление бизнес-процессами можно автоматизировать. Цель: автоматизировать улучшение ваших бизнес-процессов.

Если в ручном режиме улучшение процессов подразумевает а). описание бизнес-процессов, б). разработку регламентов и в). регулярную оптимизацию бизнес-процессов и регламентов, то в автоматическом режиме за вас это делает BPM-система.

Существуют BPM-системы, которые помогают в реализации управления бизнес-процессами. Например, ELMA и Terrasoft (ушли с российского рынка).  

###

УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 4 ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ BPM-CИСТЕМЫ

Управление бизнес-процессами с помощью BPM-системы помогает компании:

1. двигаться к цифровой трансформации;
2. достигать высоких финансовых целей.

4 ключевых преимуществ использования BPM-системы для внедрения управления бизнес-процессами:

► 1. ГИБКОСТЬ: вы быстро изменяете бизнес-процессы, если необходимо внедрить новую версию;

► 2. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ: BPM-система устраняет узкие места в процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для сокращения потерь; все это ведет к снижению издержек и увеличению прибыли;

► 3. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ: интеграция бизнес-процессов, устранение повторяющихся задач, отлаженная коммуникация повышает эффективность процессов;

► 4. ПРОЗРАЧНОСТЬ: программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.

Мы познакомили вас с современным методом управления предприятием — Business Process Management (управление бизнес-процессами). Используйте эти знания для того, чтобы внедрить процессное управление в вашем бизнесе.