Управление бизнес-процессами (Business Process Management - BPM) - это набирающая популярность современная практика операционного управления предприятием.
Цель BPM - постоянное улучшение бизнес-процессов компании и достижение амбициозных бизнес-показателей за счет снижения издержек в результате улучшения процессов.
Вы "докрутили" существующие и внедрили новые IT-решения (1С, CRM, ERP), но все еще не довольны результатами работы компании? Узнайте из статьи Active Sales Group об основах управления бизнес-процессами и как оно повышает результаты предприятия.
Читайте в статье:
Управление бизнес-процессами: что это такое
Управление бизнес-процессами: чем BPM не является
Управление бизнес-процессами: максимизация ценностей
Управление бизнес-процессами: нужен ли вам BPM
Управление бизнес-процессами: оцените готовность к внедрению BPM
Управление бизнес-процессами: 5 шагов внедрения BPM
Управление бизнес-процессами: автоматизация
Управление бизнес-процессами: 4 преимущества внедрения BPM-системы
Управление бизнес-процессами (Business Process Management — BPM) — это набирающая популярность современная практика операционного управления предприятием.
Цель BPM — постоянное улучшение бизнес-процессов компании и достижение амбициозных бизнес-показателей за счет снижения издержек в результате улучшения процессов.
Вы «докрутили» существующие и внедрили новые IT-решения (1С, CRM, ERP), но все еще не довольны результатами работы компании? Узнайте из статьи Active Sales Group об основах управления бизнес-процессами и как оно повышает результаты предприятия.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧТО ЭТО ТАКОЕ
Управление бизнес-процессами — это современная концепция управления предприятием. BPM ставит своей задачей обеспечить согласованность работы всех подразделений в организации.
Управление бизнес-процессами — это стиль управления для руководителей нового формата — беспокойных и амбициозных, смелых и про-активных, разбирающихся в IT и осознающих, что будущее за теми компаниями, которые смогут адаптироваться к современным требованиям цифровой трансформации.
Представьте, что вы — крупный производитель гофро-упаковки, у вас работают сотни сотрудников, ваша продукция хорошо известна и востребована в регионе.
Но ваши процессы управления производством (две локации), запасами (заказы сырья от разных поставщиков), маркетингом (комплексные кампании для разных целевых групп), продажами ( запутанные процессы согласования цен и скидок, готовность товара, его отправка, складское затоваривание, контроль дебиторки) — это административный кошмар.
Людям на местах необходимо отслеживать запасы, поставки, продажи, цены, спецификации, задолженности и многое другое. Но эта информация не обновляется в режиме реального времени! Вы автоматизируете:
бухгалтерию — с помощью 1С;
продажи и маркетинг — внедрили CRM;
производство — 1С (на ERP акционеры денег не дают — предприятие закупило новую линию и выплачивает кредит).
Несмотря на различные контуры автоматизации, у вас все еще много процессов, которыми вы управляете в ручном режиме.
Предприятие работает неэффективно. «Лоскутная» автоматизация не позволяет вашему бизнесу достичь целевых показателей рентабельности необходимых для выживания и последующего развития.
Ваш бизнес — как и любой другой бизнес — работает как комплекс бизнес-процессов. Без бизнес-процессов вы не смогли бы сделать одно и то же дважды — никогда.
Бизнес-процессы — это актив вашей компании, как и оборудование, материалы, данные, недвижимость, патенты и т.п. В то время как большая часть ваших бизнес-активов связана с тем, «что» в вашем бизнесе (что вы делаете, что продаете), ваши бизнес-процессы — это «как» вашего бизнеса. Это то, как вы делаете то, что делаете. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.
Бизнес-процессы — это актив вашей компании. Это то, что отличает ваш бизнес от конкурентов.
Иногда эти процессы работают очень хорошо. Но иногда, как в примере, этого не происходит. И здесь на помощь приходит управление бизнес-процессами.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ЧЕМ BPM НЕ ЯВЛЯЕТСЯ
Управление бизнес-процессами (BPM) — это не программный продукт. Существуют BPM-системы, которые помогают в реализации управления бизнес-процессами. Например, ELMA и Terrasoft. Однако BPM сам по себе не является программным продуктом.
Управление бизнес-процессами (BPM) — это не управление задачами. Управление задачами или проектами — это обработка или организация набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project или Asana помогает в управлении задачами и специальными проектами. Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: МАКСИМИЗАЦИЯ ЦЕННОСТЕЙ
Цель всех усилий по внедрению управления бизнес-процессами — максимизировать ценность. Business Process Management усиливает 6 типов ценности для вашего бизнеса:
прозрачность;
качество;
гибкость;
интеграция;
эффективность;
соответствие.
С помощью управления бизнес-процессами вы прозрачно оцениваете:
как фактически выполняются задачи;
как на самом деле работают все аспекты бизнеса;
как устраняются разрозненности между отделами;
как лучше измерять показатели процессов;
как вносить упреждающие (а не реактивные) изменения в процессы;
как оптимизировать организационные процессы;
как устранять потери (времени, денег или ресурсов).
С помощью критерия ценности «прозрачность» вы при управлении бизнес-процессами начинаете эффективно принимать решения, оценивать изменения и управлять рисками. И более того: без прозрачности вы не сможете улучшить остальные пять ценностей, потому что вам необходимо знать, как работают ваши процессы, прежде чем вы сможете их улучшить.
Итак, прежде всего, хороший бизнес-процесс прозрачен. Это означает, что легко увидеть, как именно это работает, как влияет на другие процессы и правильно ли работает.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: НУЖЕН ЛИ ВАМ BPM?
Если вы ответите «да» на любой из следующих вопросов, вам пора задуматься об усилении своих управленческих навыков и внедрении управления бизнес-процессами (BPM):
Чек-лист: управление бизнес-процессами
Почему?
Потому что ваши ответы — это симптомы процессов, которые не работают. Они могут работать в том смысле, что они автоматизированы с помощью различных IT-систем. Но это не значит, что они работают эффективно, легко и быстро.
Управление бизнес-процессами — это улучшение бизнес-процессов. Оно предполагает, что вы рассматриваете бизнес как набор процессов, а BPM — это действие по улучшению этих процессов.
Когда бизнесу необходимо внедрять управление бизнес-процессами:
У вас динамические процессы: они могут изменяться в соответствии с новыми требованиями.
У вас сложные бизнес-процессы: они требуют координации между несколькими подразделениями, отделами или рабочими группами.
У вас измеримые критически важные процессы: требуется замерять критически важные показатели.
У вас бизнес-процессы, для завершения которых требуется одна или несколько IT-систем.
У вас бизнес-процессы с исключениями: они требуют ручной или быстрой обработки.
Предположим, вы провели аудит процессов и пришли к выводу, что вам необходимо внедрение управления бизнес-процессами (BPM). Следующим шагом определите готова ли ваша компания к внедрению изменений в виде BPM.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: ОЦЕНИТЕ ГОТОВНОСТЬ К ВНЕДРЕНИЮ BPM
Существует 6 этапов зрелости BPM. (Большая часть бизнесов находится на 1-2-м этапах зрелости):
►Этап 1. ПРИЗНАНИЕ ОПЕРАЦИОННОЙ НЕЭФФЕКТИВНОСТИ: Вы осознаете, что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть. Вы пытаетесь выявить основную причину операционных проблем: отслеживаете результаты определенных задач, внедряете и/или изменяете KPI, формируете панели отчетности. Вы замечаете, что есть места, где что-то можно сделать лучше, но вы не совсем уверены, как это сделать лучше.
►Этап 2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ: Вы анализируете существующие процессы организации и выявляете, где и как их можно улучшить. Обычно это начинается с определения и сопоставления наиболее важных бизнес-процессов, а затем их анализа.
►Этап 3: ВНЕДРЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ: Вы вносите изменения в задачи и процессы.
►Этап 4: ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ МЕЖДУ ПРОЦЕССАМИ: Вы улучшаете координацию между процессами — как внутри организации, так и процессами, выполняемыми клиентами или поставщиками.
►Этап 5: ВНЕДРЕНИЕ СКВОЗНЫХ KPI: Любое изменение стратегических целей отражаются в ваших бизнес-процессах.
►Этап 6: ГИБКАЯ БИЗНЕС-СТРУКТУРА: Заключительный этап зрелости BPM заключается в способности вашей компании приспосабливать процессы к изменяющимся условиям рынка.
Если вы прошли Этап 1 и признали свою операционную неэффективность, вы готовы к внедрению управления бизнес-процессами.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 5 ШАГОВ ВНЕДРЕНИЯ BPM
Управление бизнес-процессами внедряется в 5 шагов:
Управление бизнес-процессами: жизненный цикл
►Шаг 1. АНАЛИЗ: Изучите свои бизнес-процессы и опишите их «as is», т.е. такими как они есть. Выделите ЗР — зоны развития, те узкие места дисфункционального взаимодействия (обычно между этапами процесса), которые существуют.
►Шаг 2. МОДЕЛИРОВАНИЕ: Смоделируете бизнес-процесс какими они должны быть («to be») с учетом узких зон и улучшений.
►Шаг 3. ВНЕДРЕНИЕ: Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей.
►Шаг 4. МОНИТОРИНГ: Установите ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним с помощью отчетов или панелей мониторинга.
►Шаг 5. ОПТИМИЗАЦИЯ: Реорганизуйте бизнес-процессы для их оптимизации и повышения эффективности для усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ
Управление бизнес-процессами можно автоматизировать. Цель: автоматизировать улучшение ваших бизнес-процессов.
Если в ручном режиме улучшение процессов подразумевает а). описание бизнес-процессов, б). разработку регламентов и в). регулярную оптимизацию бизнес-процессов и регламентов, то в автоматическом режиме за вас это делает BPM-система.
УПРАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАМИ: 4 ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ BPM-CИСТЕМЫ
Управление бизнес-процессами с помощью BPM-системы помогает компании:
двигаться к цифровой трансформации;
достигать высоких финансовых целей.
4 ключевых преимуществ использования BPM-системы для внедрения управления бизнес-процессами:
►1. ГИБКОСТЬ: вы быстро изменяете бизнес-процессы, если необходимо внедрить новую версию;
►2. СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ: BPM-система устраняет узкие места в процессах, распределяет и отслеживает ресурсы для сокращения потерь; все это ведет к снижению издержек и увеличению прибыли;
►4. ПРОЗРАЧНОСТЬ: программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.
Проекты и процессы — две базовые сущности управленческого контура. Узнайте, по каким признакам руководитель решает о необходимости внедрять управление процессами.