Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство

Автоматизация процессов
Главная / База знаний/Автоматизация процессов/Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство

Атоматизация бизнес-процессов - это использование технологий для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, которые можно заменить ручным трудом.

Автоматизация бизнес-процессов минимизирует затраты, повышает эффективность и гибкость вашего бизнеса.

В этой статье получите основные принципы автоматизации бизнес-процессов (далее - БП), которые эксперты Active Sales Group выработали как результат проектов по автоматизации бизнес-процессов с помощью внедрения BPM-систем.

Читайте в статье:

  • Автоматизация процессов: механика управления бизнесом
  • Как автоматизация процессов устраняет хаос
  • Преимущества использования инструментов автоматизации процессов
  • Кому нужна автоматизация процессов в компании
  • Автоматизация и виды бизнес-процессов
  • Этапы автоматизации бизнес-процессов

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: МЕХАНИКА УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ

Как вы управляете своим бизнесом (подразделением, отделом)?

Вы можете реализовывать механику управления в 2-х режимах: в ручном или автоматическом.

В ручном управлении субъектом управления выступаете вы (Руководитель), а объектом управления является ваш подчиненный. В автоматическом режиме управленя объектом управления становится процесс, а не человек.

Автоматизация процессов: механика управления
Автоматизация бизнес-процессов: механика управления

Ручное управление: командно-административная система

В командно-административной системе управление происходит с помощью команд, задач, распоряжений и регламентов. Это «ручное» управление.

Оно характерно огромным массивом управленческой рутины на «операционку»: на постановку задач, на организацию их выполнения и контроль.

При ручном управлении у руководителя, как правило, 80% времени уходит на «тушение пожаров», либо на непосредственное участие в производственном процессе в качестве «главного эксперта и испонителя». Как следствие у руководителя не хватает времени ни на анализ результатов, ни на разработку стратегии дальнейшего развития, ни на планирование.

Ручное управление – это «стоп» дальнейшему развитию бизнеса. Естественным ограничителем становятся «пропускная способность» Управленца. Он не в состоянии управлять развитием бизнеса в условиях многозадачности.

Часто наметившиеся проблемы компания старается решить введением формализованного порядка. Вместо выявления и последующей автоматизации процессов компания тратит ресурсы на разработку бумажных регламентов и стандартов.

Здесь также очень быстро растущий бизнес упирается в «стеклянный потолок». Потому что рост — это прежде всего изменяемые БП. Стоит вам разработать регламенты, как очень быстро они себя изживут. Вам придется их дорабатывать, а это высокая нагрузка на административный персонал, т.е. на тех сотрудников, которые будут заняты на постоянной дорабатке и оптимизации существующих стандартов.

Что происходит с IT-системами при ручном управлении?

Растущий бизнес требует постоянной доработки любой IT-оболочки. Будь то 1С или любая CRM. А это постоянно растущие издержки на разработчиков.

Встав единожды на путь доработки кода программного продукта, вы обречены на постоянную его «допиливание» под изменяющиеся потребности рынка и бизнеса.  

Какова альтернатива ручному управлению?

Автоматическое управление бизнесом

Автоматизация процессов — это автоматическое программирование обновляемых процессов, т.е. быстрая и безболезненная для компании постоянная доработка и улучшение ее деятельности. Вместе с улучшением БП автоматически изменются регламенты, процедуры и инструкции их выполнения.

Вам может быть интересно: «Как разработать регламент рабочего процесса.»

Автоматизация процессов — это собственный конструктор он-лайн. Вам не нужно писать и переписывать бизнес-процессы и регулирующие их документы. Стоит вам внести изменение в один из этапов какого-либо из БП, как все элементы системы будут изменены. И вместе с ними будут обновлены правила работы, т.е. регламенты и инструкции.

Автоматизируют бизнес и процессы современные BPM-системы (Business Process Management System). Их внедрение рекомендовано следующим бизнесам:

  1. компания работает на динамичных рынках и показывает активный рост;
  2. компания имеет сложную оргструктуру;
  3. компания имеет сложную продуктовую матрицу и работает в нескольких каналах продаж.

Важно не путать BPM-cистемы с CRM-системами. BPM-система обеспечивает контроль за эффективностью всех рабочих процессов компании. CRM-система помогает управлять клиентской базой и процессом продажи.

В случае, если процесс продажи сложный и не линейный, и в нем участвуют сотрудники не только отдела продаж CRM-система не обеспечит эффективное управление таким процессом.

КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УСТРАНЯЕТ ХАОС

Частая проблема компании — это разобщенность подразделений.

В одной компании разные подразделения могут одновременно разрабатывать свои регламенты и автоматизировать свои процессы по-разному:

  • Отдел кадров: для внедрения кадровых политик ваши кадровики копируют типовые должностные инструкции и системы мотивации из интернета, часто вовсе не привязывая их к бизнес-процессам и не обновляя документы годами;
  • Проектный офис: описывает свои процессы в системе PMBoK;
  • Отдел продаж: автоматизирует процесс продажи с помощью CRM-системы;
  • Производство: внедряет ERP-систему для контроля затрат и контроля производственного процесса;
  • Бухгалтерия: «допиливает» 1C с помощью айтишника-фрилансера для более плотного учета документооборота и контроля дебиторки;
  • Финансовый отдел: автоматизирует систему бюджетирования;
  • Маркетинг: для управления партнерской сетью внедряет личный кабинет для дилеров на вашем сайте.

Таким образом в компании одновременно внедряются разные системы управления. Ваши сотрудники вынуждены работать в среде с разрознеными системами. Каждая из которых имеет разные стили, форматы, параметры и требования.

Цель автоматизации процессов — позволить всей компании работать в едином контуре и говорить на едином бизнес-языке.

Вот несколько признаков того, что вам следует автоматизировать бизнес-процессы:

  1. Большой объем задач;
  2. Для выполнения задач требуется несколько человек из разных подразделений;
  3. Необходимость следовать ограничениям тайминга;
  4. Значительное влияние на другие процессы и системы;
  5. Необходимость соблюдения нормативных требований и стандартов.

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, скорее всего, вам нужно автоматизировать бизнес-процесс.

Автоматизация процессов сотрудникам облегчает работу и этим повышает их эффективность, а бизнесу обеспечивает гибкость и управляемость.

ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНСТРУМЕНТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ

После того, как вы автоматизируете свои бизнес-процессы, вы сможете рассчитывать на множество преимуществ:

  1. Рост производительности: за счет снижения издержек во всех процессах компании.
  2. Полная прозрачность деятельности компании: вы отслеживаете бизнес-процессы во время их работы.
  3. Быстрое исправление ошибок в работе: вы отслеживаете ошибки и исправлять их по мере их возникновения. Отчеты о производительности дают вам информацию, чтобы вы могли принять превентивные меры против повторяющихся ошибок.
  4. Полный контроль за эффективностью : вы контолируете сотудников всех сквозной системой KPI.
  5. Снижение затрат: увеличение скорости работы за счет снижения количества ручного труда.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на идее непрерывного совершенствования процесса, эффективность будет постоянно расти.

КОМУ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ

В компании существует по меньшей мере 5 групп заказчиков автоматизации бизнес-процессов. Каждое подразделение компании имеет свои задачи, все из которых должна решить автоматизация процессов:

Автоматизация процессов: проблемы каких подразделений решает
Автоматизация бизнес-процессов: проблемы каких подразделений решает

Управленческий блок: помимо решения ряда своих задач (см. таблицу) главной своей потребностью в результате автоматизации процессов хочет иметь наглядную панель управления компании с визуально настроенными графиками и диаграммами состояния бизнеса.

Финансово-экономический блок хочет, чтобы автоматизация процессов соответствовала системе планирования, центру финансовой ответственности.

Руководителям среднего уровня необходимо разбираться в распределении ответственности на разных уровнях оргструктуры, в распредлении ресурсов и контроле.

До автоматизации процессов каждый блок управляет потоками информации по-своему, это создает хаос. Задача автоматизации процессов преобразовать хаос в совокупнось объектов управления, т.е. в систему.

Для каждого объекта управления выявляются и описываются все бизнес-процессы. Для этого важно разбираться в видах БП.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Система бизнеса — это совокупность объектов и связей между ними. Для управления нужно уметь распознавать тип объектов управления.

Вид процесса определяем с помощью 3-х вопросов:

  1. Какова цель выполнения процесса?
  2. Какую добавочную ценность создает компания внутри процесса?
  3. Кто является клиентом процесса?

Существует 3 вида БП:

  1. Основные,
  2. Обеспечивающие (вспомогательные);
  3. Управления.

ОСНОВНЫЕ бизнес-процессы – это процессы, в результате которых происходит зарабатывание денег.

Как распознать основной БП? По следующим критериям:

  1. В процессе участвует внешний клиент;
  2. В ходе БП происходит удовлетворение потребностей внешнего клиента;
  3. В рамках процесса внешний клиент производит полную оплату за приобретенный товар.

Примеры основных БП:

  1. Обработка заявки клиента на производство товара;
  2. Отгрузка товара постоянному клиенту с отсрочкой платежа;
  3. Продажа товара новому клиенту

ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ бизнес-процессы обеспечивают работу основных процессов.

Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.

Задача обеспечивающих процессов — обеспечивать работу основного подразделения. Из-за нестыковок в местах соединения двух подразделений (основного и обеспечивающего) чаще всего происходят потери: задержки, проволочки, накладки и конфликты от непонимания что делать (не обучили, не контролируют), а часто и от желания отстоять свое «я» и доказать свое главенство в компании.

Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.

Примеры обеспечивающих процессов:

  1. «Расчет стоимости заказа»;
  2. «Расчет скидки по заказу»;
  3. «Подготовка образца товара по заказу».

Бизнес-процессы УПРАВЛЕНИЯ помогают принимать и реализовывать управленческие решения.

Процессы управления должны быть регулярными, непрерывными и реализовываться ежедневно на постоянной основе.

С целью автоматизации процессов управления необходимо их отразить в 4-х проекциях цикла PDCA:

  1. Проанализировать ситуацию и запланировать задачи;
  2. Организовать способы решения запланированных задач;
  3. Определить точки и методы контроля выполнения задач;
  4. Провести анализ и корректировку работы сотрудников.

Примеры процессов управления:

  1. «Формирование планов продаж»;
  2. «Процесс контроля и отчетности»;
  3. «Управление отделом привлечения новых клиентов».

ЭТАПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

МОДЕЛИРОВАНИЕ

На этапе моделирования необходимо решить 2 задачи:

  1. визуально отрисовать логику процесса и карту движения по этапам, наглядно показать ответственных за этапы;
  2. наполнить каждый этап процесса смыслом: целями, задачами, детализацией прохождения этапов.

Обе эти задачи не решаются одним методом. Блок-схема визуально наглядно представит вам блоки процесса с четким зонированием ответственных по задачам процесса, но не опишет шаги подпроцесса, задачи, необходимые компетенции для выполнения этих задач, KPI шага и т.п.

Автоматизация бизнес-процессов за 5 этапов

Решить обе эти задачи одновременно возможно только при использовании 2-х инструментов моделирования:

  1. табличная форма (линейная нотация);
  2. блок-схема (стандарт BPMN 2.0).

Табличная форма моделирования:

Линейная табличная форма позволяет вам представить максимально необходимую информацию о процессе.  Заносите в нее все, что сделает таблицу всеобъемлющим пособием для обучения новичков и старичков продукту и процессу.

Минус линейной нотации в том, что она не поможет вам визуально представить параллельное исполнение этапов и задач двумя исполнителями. И это важный недостаток особенно для сложных продаж со сложными циклами сделок, в которых задействованы сотрудники разных подразделений.

Cтандарт BPMN 2.0:

Блок-схема наглядно визуализирует бизнес-процесс и, что важно, позволяет отражать нелинейные зоны процесса.

Если вы создаете блок-схему в BPM-системе, то у вас появляется возможность моделировать процессы любой сложности с любым количеством переменных. Под переменными мы понимаем любой контекст, т.е. любое содержание, которое требуется вам для прохождения того или иного этапа процесса. Вы можете открывать для каждого сотрудника, участвующего в процессе только те данные, которые нужны именно ему для результативного выполнения этапа. Единая оболочка процесса позволяет мгновенно адаптировать все данные процесса под изменения в случае, если вы внесли изменения на одном из этапов.

Стадия моделирования — это самая важная часть автоматизации процессов. Она реализуется следующими этапами:

Шаг 1. Выделение бизнес-процесса: выделите процесс и обозначьте его границы, его цели, а также архитектора процесса (сотрудника, который будет отвечать за его описание и внедрение).

Важно в первую очередь выделить основные БП, т.к. от их исполнения зависит 50-80% финансовых результатов компании. Вспомогательные процессы выделяются во вторую очередь, т.к. без них неаозможно выполнения основных процессов.

Шаг 2. Описание алгоритма БП

  • Алгоритм БП описывается «as is +ЗР», т.е. «как есть» плюс зона развития, т.е. необходимые улучшения, которые должны устранить узкие места процесса;
  • Алгоритм описывается для большинства типовых случаев, т.е. так,
  • чтобы по данному алгоритму проихсодило большинство экземпляров БП;
  • Алгоритм содержит шаги, каждый шаг имеет вход и выход (результат БП). Результат предыдущего шага является командой для следующего шага.

Вам может быть интересно: «Как описать бизнес-процессы отдела продаж».

ОТЛАДКА

Этап отладки при автоматизации процессов необходим для тестирования БП. Вы не можете стартовать внедрение без «прогона» БП со всеми участниками. Отладка позволяет вам сэкономить время на исправлении ошибок после введения БП в эксплуатацию.

ИСПОЛНЕНИЕ

Исполнение БП реализуется при условии выполнения вашими сотрудниками задач этапов процесса. Для того, чтобы стимулировать сотрудника на правильное выполнение процесса, разрабатываются KPI, которые «зашиваются» в т.н. матрицу KPI – матрицу эффективности сотрудника.

Матрица KPI используется далее для расчета интегрального коэффициента мотивации и, далее, заработной платы за период.

Правильное исполнение БП и выполнение всех KPI достигается с помощью разработанных регламентов процесса. Таким образом выполняется управленческий контур – «процесс – регламент – KPI – вознаграждение».

КОНТРОЛЬ

На уровне оперативного контроля вам необходимо отслеживать исполнение любого экземпляра (итерации) процесса. BMP-система позволяет вам осуществлять это в режиме реального времени: вы наглядно видите на каком этапе процесса находится сотрудник, как он работает с данными, какого качество исполнение задач.

Мониторинг процесса – это анализ сводных показателей процесса, т.н. дашбордов. Вы зашиваете в дашборды нужные вам показатели и получаете наглядные метрики, которые позволят вам оперативно выявить узкие места процесса и вовремя предпринять меры по их устранению.

Мониторинг процесса и дашборды разрабатываются с помощью прототипирования отчетности.

Вам может быть интересно: «Отчеты для контроля работы отдела продаж».

BPM-система в режиме «светофор» оповещает о том, что какие-то экземпляры процессов вышли за рамки регламента и какие существуют отклонения показателей от плановых значений.

УЛУЧШЕНИЕ

В случае, если меняется рынок и его конъюнктура, вы изменяете продукт или методы работы с внешним клиентом. Эти изменения потребуют автоматизированного улучшения ваших бизнес-процессов.

Любые процессы должны иметь версионность, т.е. возможность проходить через многие итерации их улучшения, т.е. оптимизации под изменившиеся внешние условия.

По сути все управление бизнесом – это постоянный поиск улучшения процессов по циклу Деминга PDCA.

Автоматизация бизнес-процессов с помощью внедрения BPM-cистемы позволит вам осуществлять регулярное улучшение работы подразделений быстро и безболезненно.

BPM-cистема: 5 важных параметров для бизнеса
Автоматизация процессов

BPM-система для современных и динамично развивающихся бизнесов. Узнайте что это такое, основной функционал и какие параметры оценивать при выборе.

Подробнее

Управление бизнес-процессами: руководство 2022
Автоматизация процессов

Управление процессами (BPM)-современный подход к операционному управлению бизнесом. Получите полное руководство по основам BPM, принципам внедрения и оценки готовности своего бизнеса к внедрению BPM.

Подробнее

Процессы и проекты: 2 контура управления компанией | 2022
Автоматизация процессов

Проекты и процессы — две базовые сущности управленческого контура. Узнайте, по каким признакам руководитель решает о необходимости внедрять управление процессами.

Подробнее

Рабочая инструкция и регламент: их отличия и применение
Автоматизация процессов

Чем отличается рабочая инструкция от регламента? Получите 7 правил для разработки инструкций и алгоритм из 12 шагов.

Подробнее

ActiveSalesGroup© 2010 - 2022

Увеличение продаж с нуля до результата

Правила перепечатки материалов

Политика конфиденциальности

×

Подпишитесь

и получайте новые материалы Базы Знаний:  9 Категорий Управления Продажами

Спасибо за подписку!