Как разработать регламент рабочего процесса

Автоматизация процессов
Главная / База знаний/Автоматизация процессов/Как разработать регламент рабочего процесса

Разработка регламента рабочего процесса - необходимый шаг по наведению порядка в любой организации. С помощью регламентов повышаете качество управления бизнесом.

Узнайте из статьи как правильно разрабатывать эффективные регламенты процессов. На наших проектах Active Sales Group по усилению системы управления мы разрабатываем и внедряем регламенты в следующих случаях:

  1. Моделирование бизнес-процессов подразделения;
  2. Оптимизация существующих бизнес-процессов;
  3. Автоматизация действующих бизнес-процессов.

Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса в конце статьи.

Как разработать регламент рабочего процесса:

  • Регламент процесса: что это такое
  • Регламент процесса: важность регламентов
  • Регламент процесса: кто отвечает за разработку регламентов
  • Регламент процесса: 4 правила разработки
  • Регламент процесса: как разработать регламент за 4 этапа

Разработка регламента рабочего процесса — необходимый шаг по наведению порядка в любой организации. С помощью регламентов повышаете качество управления бизнесом.

Узнайте из статьи как правильно разрабатывать эффективные регламенты процессов. На наших проектах Active Sales Group по усилению системы управления мы разрабатываем и внедряем регламенты в следующих случаях:

  1. Моделирование бизнес-процессов подразделения;
  2. Оптимизация существующих бизнес-процессов;
  3. Автоматизация действующих бизнес-процессов.

Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса в конце статьи.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: ЧТО ЭТО ТАКОЕ

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. В вашей компании всегда найдутся сотрудники, которые без дополнительного обучения и наглядных инструкций не смогут выполнять работу с нужным вам качеством.

Деятельность любого подразделения компании можно описать как процесс. Современное управление бизнесом это управление бизнес-процессами.

Регламенты используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, быстро понять процессы компании.

Регламенты процессов включают различные типы документов, поддерживающих процесс, например:

  • политика компании;
  • карты и блок-схемы процессов;
  • учебные пособия;
  • инструкции и правила;
  • ссылки на другие приложения;
  • шаблоны и различные инструменты для реализации процесса.

РЕГЛАМЕНТЫ РАБОЧИХ ПРОЦЕССОВ: ЗАЧЕМ ОНИ НУЖНЫ

Разработка регламентов может занять недели — на исследование и на написание. Хорошо продуманные регламенты помогают сотрудникам выполнять процесс и соблюдать нормативные требования. Регламенты создают структуру для решения и преодоления проблем, как больших, так и малых.

Рабочие регламенты помогают вам достичь 5 ключевых целей:

1.  Регламенты улучшают процессы. Для разработки регламентов вам необходимо описать бизнес-процессы. В процессе разработки вы выявляете узкие места и принимаете решения как можно их улучшить.

2. Регламенты помогают подбирать нужных вам сотрудников. Используйте действующие регламенты на этапе отбора для того, чтобы оценить кандидатов. Дайте кандидату почитать регламент процессов подразделения для которого подбираете соискателей, и по их вопросам оценивайте компетенции соискателей.

3. Регламенты помогают обучать сотрудников. Используйте регламенты процессов на стадии адаптации, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные роли и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать. Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда они хотят убедиться, что они правильно выполняют процесс.

4. Регламенты пюмогает сохранять знания компании. Если вы регламентируете процессы известные лишь немногим специалистам в вашей компании, вы становитесь независимыми от них. Даже если эти специалисты уйдут, новым сотрудникам будет легко возобновить работу.

5. Регламенты повышают скорость выполнения работы. С помощью регламентов вы снижаете вероятнось возникновения вопросов сотрудников о том как правильно выполнять ту или иную работу.

###

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА РАЗРАБОТКУ

Сотрудники, которые участвуют в разработке регламентов бизнес-процессов должны выполнять 3 функции. В некоторых случаях один и тот же сотрудник может выполнять все три функции.

Разработка регламента рабочего процесса: ответственность участников
Разработка регламента рабочего процесса: ответственность участников

Владелец процесса. Отвечает за рабочий процесс, для которого необходимо разработать регламенты. Он определяет цели процесса, его тактику, разрабатывает KPI (Key Performance Indicators — Ключевые Показатели Эффективности) и определяет нормы по ним. Владелец обязательно инициирует сбор обратной связи от сотрудников выполняющих процесс по его улучшению и внедряет изменения в процесс. Владелец процесса контролирует выполнение стандартов, а также результат процесса.

Владельцем процесса может выступать руководитель подразделения выполняющего процесса.

Хранитель регламента. Отвечает за своевременную адаптацию регламента к изменениям в процессе, архивирует старые версии, обеспечивает доступность регламентов.

Разработчик регламента. Пишет регламент, разрабатывает все материалы, требуемые для наглядной визуализации процесса, в т.ч. блок-схемы, разрабатывает инструкции с детальным описанием прохождения определенных этапов процесса.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: 4 ПРАВИЛА РАЗРАБОТКИ РЕГЛАМЕНТОВ

Создание хорошего работающего регламента требует времени и усилий. Существует 3 правила, которые помогут вам разработать эффективный и действительно работающий регламент.

Правило 1

Большая часть работы происходит еще до того, как вы начнете разрабатывать рабочий регламент процесса.  Ваша подготовка к разработке включает аудит действующего процесса и выявление в нем «узких» зон. Уделите время для анализа жалоб от сотрудников. Затем смоделируйте идеальный процесс и только после этого разработайте регламент.

Правило 2

Разработка регламента рабочих процессов состоит из 4-х этапов:

1. Аудит — 2. Визуализация — 3. Разработка — 4. Внедрение

Если порядок нарушается или не выполняются определенные действия на каждом этапе, регламент не отразит всей специфики процесса и будет нерабочим.

Правило 3

Фокусируйтесь на разработке регламентов только для одного подразделения компании. Из-за сложности и усилий, необходимых для разработки хорошего регламента, а также из-за того, что они определяют качество работы всего отдела и напрямую влияют на результат, убедитесь, что ваша команда ТОП-менеджмента (генеральный директор, коммерческий директор) поддерживает и одобряет ваши усилия. 

Правило 4

Не пренебрегайте обучением сотрудников. Не ждите, что пользователи регламента просто прочитают его и начнут ему следовать. Во время обучения дайте пользователям вескую причину для обучения и адаптации к новым требованиям и рекомендациям.

РЕГЛАМЕНТ ПРОЦЕССА: КАК РАЗРАБОТАТЬ РЕГЛАМЕНТ ЗА 4 ЭТАПА

Консультанты Active Sales Group разрабатывают регламенты процессов любой сложности для любых подразделений организации.

В своей работе мы используем алгоритм разработки регламента рабочего бизнес-процесса. Следуйте пошаговой инструкции:

Этап 1. АУДИТ

  • Выясните, для какого процесса вы собираетесь разработать регламент. Определите его цель — почему и как процесс принесет пользу организации.
Регламент рабочего процесса: аудит
Регламент рабочего процесса: аудит
  • Дайте краткое описание процесса: опишите, что входит в процесс, а что выходит за рамки процесса.
  • Определите границы процесса. Где процесс начинается и заканчивается? Что заставляет его запускаться? И что будет являться подтверждением, что процесс выполнен?
  • Определите результат процесса: что в результате должно быть произведено или какой результат будет достигнут после его завершения.
  • Определите этапы процесса, входы и выходы для каждого этапа. Расположите этапы последовательно и минимизируйте их количество. Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого этапа процесса.
  • Определите ответственных за каждый этап и их роли. Фиксируйте должности, а не имена.
  • Сформулируйте инструменты и методы для каждого этапа.
  • Выявите «узкие» звенья процесса, создайте идеальную модель.///

Этап 2. ВИЗУАЛИЗАЦИЯ

  • Разработайте блок-схему процесса: визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.
  • Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же порядку по разным причинам. Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.
Регламент рабочего процесса: визуализация

Регламент рабочего процесса: визуализация
  • Определите, где в процессе могут возникнуть риски, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при его мониторинге.
  • Cоберите всех участников и ознакомьтесь с блок-схемой процесса. Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Этап 3. НАПИСАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

  • Назначьте сотрудника, который напишет регламент. Выбирайте из тех, кто не вовлечен в сам процесс (Руководитель отдела).
Регламент рабочего процесса: написание
Регламент рабочего процесса: написание
  • При написании текста регламента процесса используйте простое и ясное изложение так, чтобы исключить непонимание содержания.
  • Разработайте штрафы или заложите в KPI сотрудников нормы для соблюдения нового регламента процесса.
  • Утвердите регламент процесса у руководителя.///

Этап 4. ВНЕДРЕНИЕ РЕГЛАМЕНТА ПРОЦЕССА

  • Разработайте план по внедрению процесса. Не действуйте рандомно — не рассчитывайте на то, что регламент достаточно написать и выложить на сетевой диск. Ваши сотрудники будут действовать строго по регламенту только если вы уделите время обучению и контролю за тем, как работники следуют регламенту.
Регламент рабочего процесса: внедрение
Регламент рабочего процесса: внедрение
  • Ознакомьте участников с регламентом и KPI за его исполнение. Проведите тренинг. Поставьте задачу проявлять инициативу по улучшению процесса, назначьте дату по сбору инициатив.
  • Регулярно версируйте регламент, обновляя старую версию.

Используйте метод разработки регламентов процессов в своей организации для наведения порядка и повышения эффективности работы ваших подразделений.

Скачайте бесплатно чек-лист по разработке регламента процесса.

Разработаем регламенты любой сложности

Получите бесплатную консультацию по услуге

Спасибо, мы свяжемся с вами в ближайшее время!

Разработайте регламент процесса

Скачайте чек-лист для самостоятельной разработки регламента процесса

BPM-cистема: 5 важных параметров для бизнеса
Автоматизация процессов

BPM-система для современных и динамично развивающихся бизнесов. Узнайте что это такое, основной функционал и какие параметры оценивать при выборе.

Подробнее

Управление бизнес-процессами: руководство 2022
Автоматизация процессов

Управление процессами (BPM)-современный подход к операционному управлению бизнесом. Получите полное руководство по основам BPM, принципам внедрения и оценки готовности своего бизнеса к внедрению BPM.

Подробнее

Процессы и проекты: 2 контура управления компанией | 2022
Автоматизация процессов

Проекты и процессы — две базовые сущности управленческого контура. Узнайте, по каким признакам руководитель решает о необходимости внедрять управление процессами.

Подробнее

Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство
Автоматизация процессов

Что такое автоматизация процессов с помощью BPM? Получите полное руководство по этапам автоматизации, типам бизнес-процессам и выгодам для бизнеса.

Подробнее

ActiveSalesGroup© 2010 - 2022

Увеличение продаж с нуля до результата

Правила перепечатки материалов

Политика конфиденциальности

×

Подпишитесь

и получайте новые материалы Базы Знаний:  9 Категорий Управления Продажами

Спасибо за подписку!